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Wir müssen sprechen. Über Ihre E-Mails. Welche und wie viele Ressourcen werden in Ihrem Unternehmen in Anspruch genommen, um das wachsende E-Mail-Aufkommen in den Griff zu bekommen? Nachfolgend erhalten Sie sieben Impulse für die Praxis in Unternehmen mit der Archivierung von E-Mails.

 

Die Rede ist vom effizienten Umgang mit E-Mails: E-Mail-Server entlasten, Speicherbedarf kosteneffizient handhaben, Informationen wiederfinden und natürlich Rechtssicherheit gewährleisten.

Wer sich zukunftssicher aufstellen will, kommt um Lösungen zur professionellen E-Mail-Archivierung nicht herum.

Je tiefer Entscheider in die Materie einsteigen, stellen sie fest: Das E-Mail-Archiv ist kein IT-Thema, sondern Treiber für das Business.





 

Wir zeigen auf, was Entscheider wissen müssen:

1. Nein, Sie müssen nicht nur Rechnungen archivieren

Nur E-Mails mit Rechnungen müssen archiviert werden? Das ist ein weit verbreiteter Irrtum.

Unternehmen sind entlang den GoBD verpflichtet, ihre gesamte geschäftsrelevante Kommunikation revisionssicher* aufzubewahren.

Das beinhaltet nicht nur Rechnungen, sondern auch etwa Angebotsanfragen, Auftragserteilungen, Lieferscheine, Retouren – eine Vielzahl von E-Mails ist wichtig.

*Exkurs: Was bezeichnet revisionssicher eigentlich genau?

Bereits zur Zeit von Kaisern und Königen war Schutz vor Manipulation ein Thema: Die Unversehrtheit von Briefen und Urkunden wurde etwa mit dem Anbringen eines offiziellen Siegels bestätigt, erzeugt mit Siegelwachs und Siegelstempel.

Revisionssicherheit ist nichts anderes, nur bezogen auf das Digitale. Als revisionssicher bezeichnet man das gesamte Drumherum, das die Richtigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit (u.a.) eines elektronischen Archivsystems erreicht.

2. Niemand sagt „Wir brauchen kein E-Mail-Archiv.“

Die Verpflichtungen zur Aufbewahrung von E-Mails gelten für Unternehmen, unabhängig davon, was sie wie in welcher Branche oder mit wie vielen Mitarbeitern so vor sich hin arbeiten.


Je tiefer Sie in die Materie einsteigen: E-Mail-Archivierung ist kein IT-Thema

3. E-Mails ausdrucken ≠ E-Mail-Archiv

Scheint total unzeitgemäß, geschieht aber in der Praxis immer noch: E-Mails werden ausgedruckt. Rechnungen kommen ja auch per Post; entsprechend kann es so falsch nicht sein, E-Mails einfach auszudrucken? Irrtum.

Der Ausdruck einer E-Mail (egal ob als PDF-Ausdruck oder in Papierform) ist eine Kopie.

Die GoBD möchte aber stets das Original.

Es gilt: Wenn das Original digital versandt wurde, dann muss das Dokument auch auf diesem Wege – also als E-Mail – aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer E-Mail reicht nicht aus.

Außerdem bietet jeglicher Ausdruck in Papierform (im Vergleich zur digitalen Ablage) allemal völlig unzureichenden Schutz vor Datenverlust. Hierzulande wird das Analoge („Da hat man was in der Hand“) immer noch als gefühlt sicherer angesehen; Jedem kritischen Vergleich in Bezug auf die Sicherheit der Daten/Informationen hält Papier aber nicht stand.

4. Warum Sie eDiscovery ernst nehmen sollten

E-Mails werden regelmäßig vor Gericht als rechtsgültige Dokumente vorgebracht. Dabei werden digitale Dokumente aus dem digitalen Archiv geholt – dieser Prozess hat korrekt abzulaufen. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch existiert dafür die Bezeichnung „eDiscovery“, die Beweissammlung von elektronisch gespeicherten Informationen.

Unternehmen, nicht nur in global verzweigten Konzernstrukturen, tun sich hierfür einen Gefallen, technologische Ansätzen als Handwerkszeug bereit zu stellen, um Compliance-Risiken im juristischen Ernstfall abzufedern.

Das E-Mail-Archiv kann hier als Katalysator für eDiscovery funktionieren: Erweiterte Suchmöglichkeiten, Erkenntnisgewinne, Transparenz, Visualisierungen, Vollständigkeit, Geschwindigkeit.

Letztendlich gilt: Informationen ineffizient verwalten ist ein ernstzunehmendes Business-Risiko.

5. Ganz deutlich: Ein Backup ist kein Ersatz für das E-Mail-Archiv

Please, mind the gap! Warum ist ein Backup kein Ersatz für ein E-Mail-Archiv?

Klassischerweise wird ein Backup zu einem bestimmten Zeitpunkt, ggf. wiederkehrend, durchgeführt. Alle Inhalte, die aber in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, sind nicht im Backup enthalten. Gleichzeitig ist die generelle Idee eines Backups, Unternehmensdaten im Fall eines Vorfalls wiederherstellen zu können. Dabei überschreibt das Backup sich in der Regel immer wieder selbst.

Das Backup bedient also einen ganz anderen Zweck als das E-Mail-Archiv. Backups gehören in Unternehmen heute zum Standard, E-Mail-Archivierung wird häufig vernachlässigt.

Dabei kann nur das E-Mail-Archiv die erforderlichen Funktionen bieten, um die Anforderungen mit Blick auf Manipulationssicherheit, Verfügbarkeit, Wiederauffindbarkeit, Kosteneffizienz und im Endeffekt Rechtssicherheit ausreichend zu gewährleisten.

6. Tun Sie Ihrem E-Mail-Server den Gefallen. Entlasten sie ihn.

Fest steht: Der Speicherplatzbedarf für all die vielen E-Mails in Unternehmen wächst. Und wird weiter wachsen. Je nach Anzahl der Mitarbeiter: E-Mails belasten den Traffic, das Netzwerk und die Internetverbindung.

Immer mehr Speicherplatz auf dem E-Mail-Server, höhere Leistung und Bandbreite wird erforderlich, um die Datenflüsse störungsfrei abzubilden.

Die elegante Lösung, um Mailserver zu entlasten, ist die E-Mail-Archivierung.

Wertvoller Speicherplatz wird wieder für tagesaktuelle Nachrichten freigegeben, der Mailserver wird spürbar entlastet.

7. Sie sollten nicht Ihre IT benötigen, um E-Mails zu finden

Die Auffindbarkeit von E-Mails ist regelmäßig Erfolgsfaktor für unzählige Tätigkeiten. Aktuelle E-Mails sind dabei nicht unbedingt das Problem, wohl aber E-Mails, die schon in die Jahre gekommen sind.

Um auch ältere E-Mails wiederzufinden, sollten Sie nicht jedes Mal Ihre IT-Administration beanspruchen müssen. Die Kollegen sollten Besseres zu tun haben, als in irgendwelchen Backups manuell E-Mails suchen und wiederherstellen zu müssen.

Eine intelligente Lösung zur E-Mail-Archivierung entlastet die IT- und IT-Support-Ressource enorm. "Self-Service" heißt das beliebte Zauberwort in der IT.

End-User (auch solche ohne Vorkenntnisse) werden dabei – ohne besondere Schulungsmaßnahmen – in die Lage versetzt, eigenständig in ihren archivierten E-Mails zu suchen. Supportanfragen werden so hinfällig.





 

Es sind viele Facetten, die deutlich zeigen: E-Mail-Archiv ist kein Thema für die IT, sondern für das Business. Sind Betriebsrat und/oder die/der Datenschutzbeauftragte involviert, beteiligt das Projekt in jedem Fall ganz verschiedene Funktionen der Organisation. Dann gilt es, gemeinsam zu verstehen, wie IT zum Treiber für das Business wird.

Das Experten-Team der CYQUEO unterstützt Sie gerne mit belastbarer Praxiserfahrung und IT-Know-How in der professionellen Archivierung von E-Mails in Unternehmen.

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